Organizate con Kanban

Panel Kanban

Kanban es uno de esos métodos Lean – métodos Ágiles o agilismo, se refiere a procesos sin desperdicio, sin grasas que lo hacen lento e ineficiente – que facilitan la gestión de procesos y sus tareas asociadas. No me quiero detener en sus orí­genes, solo reafirmar que estos japoneses de  Toyota son la raja unos secos. Y bueno, este articulo pretende describir brevemente sus noblezas y como implementarlo en tu trabajo o vida diaria.

Con Kanban puedes gestionar lo que quieras, desde tus tareas domésticas, tu trabajo diario, las prestaciones de un servicio hasta coordinar complejos flujos y equipos de trabajo. Ojo y muy importante para los sensibles de piel en especial quienes me conocen profesionalmente€“. Kanban no es en si “gestión de proyecto”, ni tampoco es una moda en cuanto al desarrollo de software o para empresas productivas.

Kanban es una herramienta que nace para satisfacer los requerimientos de gestión de una empresa productiva que trabaja por lotes pequeños – perfectamente complementado por Kaisen y JIT -, para transformarse en un referente para las metodologías Ágiles en cualquier rubro.

Para facilitar el entendimiento, comenzaré explicando los 2 componentes clave de esta herramienta: El panel y sus tarjetas.

El Panel

El Panel se compone de columnas que reflejan los distintos estados que pueden adquirir las tareas del flujo. Por ejemplo, el panel mas básico y típico tiene 3 columnas: “Por Hacer”, “En Curso”, y “Terminado”, donde la primera columna indica las tareas que vienen a continuación, la segunda las que estas desarrollando en ese momento y la tercera, aquellas que ya terminaste.

Panel Kanban

Panel Kanban básico, pero muchas veces más que suficiente.

La idea es adaptar el Panel a tu flujo de trabajo, por lo que es habitual ver paneles con columnas del tipo “En Cola”, “En Preparación”, “Procesando”, “Verificación”, “Problemas” y “Terminado”, para un proceso productivo, o en un flujo de desarrollo de software algo que refleje el ciclo de vida con “Análisis”, “Diseño”, “Desarrollo”, “Calidad” y “Paso a Producción”.

Resumiendo, lo primero y muy importante es reflexionar sobre tu flujo de trabajo, que etapas tiene y como fluyen las tareas por dicho flujo. Una de las virtudes de Kanban es su flexibilidad, incluso en el tiempo, por lo que puedes ir adaptando tu panel a versiones mejoradas del mismo. Si a las semanas de haber comenzado a trabajar te das cuenta que existe una etapa que requiere un trato especial y no lo habís visualizado en un principio, puedes adaptar tu panel sin problemas.

Las Tarjetas

Las tarjetas corresponden a aquellas acciones atómicas que necesitas llevar a cabo para cumplir tus objetivos (o los del proyecto, los del servicio, del equipo… se entiende no?). Lo habitual es escribir en un post-it la tarea, su nombre o algún otro indicador que te pueda resultar relevante para identificarla. No se trata de escribir un mamotreto (por algo se utiliza un post-it), y la idea es que sean acciones atómicas, fáciles de trackear y que permitan en su conjunto evaluar el estado de avance en las labores generales.

Panel Kanban en funcionamiento

Panel Kanban en funcionamiento

Cuando trabajas en equipo, lo habitual es que las tareas se asignen a una persona o a un grupo. Para reflejar en las tarjetas quien ha tomado que, puedes hacerlo de varias formas. Puedes dividir el panel en filas, donde cada fila tiene un encargado. Entonces, cada post-it pegado en esa fila, es asignado a ese encargado.

Brian estilo South Park para KanbanEn un servicio donde implementé Kanban para gestionar un equipo de QA hace algún tiempo, dibujamos iconos al estilo South Park que identificada a cada miembro del equipo (de 12 personas), y pegábamos en una esquina de la tarjeta el icono del Ingeniero de QA que se adjudicaba la tarea. Eso sumó un aspecto lúdico a la gestión haciéndolo mucho mas cercano al equipo y disminuyendo considerablemente las barreras naturales que nos ponemos a los cambios en la gestión. El solo hecho de dibujarnos fue una labor llena de risas y buenos ratos. El de la derecha era el icono que me representaba.

También puedes jugar con los colores, formas y tamaños de las tarjetas (venden post-it para todos los gustos). Puedes pegarle indicadores como flags, estrellas u otros post-it mas pequeños para indicar prioridad de la tarea. Puedes dibujarle figuras a mano con un plumón, destacar secciones o códigos escritos a mano, entre un infinito de posibilidades.

En fin. Existen un montón de aplicaciones para Kanban que hacen pequeñas (y otras no tan pequeñas) modificaciones a lo anteriormente descrito, muchas de ellas regadas de explicaciones en detalle (siempre es interesante partir leyendo lo que dice Wikipedia sobre cualquier tema). Pero con lo que has leído acá es mas que suficiente para comenzar a planear el tuyo.

Aplicaciones Kanban en la web

En lo personal, prefiero el panel en el muro de mi oficina donde planifico y actualizo los avances. Pero cuando trabajas con equipos remotos o en terreno seguramente no es lo mejor. Entonces utilizar alguna solución de software basada en web.

Ahí­ creo que el campeón es Trello, una sencilla y gratuita aplicación que te permite diseñar tu panel y compartirlo con tu equipo asignándoles tareas (tarjetas). Puedes gestionar los proyectos que quieras, y con equipos de trabajo grandes. He visto paneles con mas de 15 personas operando y no he sabido de restricciones.

Otra alterativa es KanbanFlow, pero confieso que no la he utilizado. Si tienes referencias sobre ella, bienvenidas sean.

Prueba Kanban, monta tu mini panel en el trozo de muro al lado de tu escritorio y utilizalo un par de semanas. Satisfacción garantizada.

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